[Note Life] 為什麼我們需要Evernote?告訴你七個一定不可錯過的應用方式!

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阿祥是一個很喜歡做筆記的人,至於為什麼如此「勤」做筆記?其實主要原因在於「記性太差」,有些時候腦中靈光一閃,過了五分鐘卻再也記不起來;過去在當學生的時候,阿祥也發現,在做筆記時,透過「記錄」的過程,真的可以幫助我「消化」且「吸收」課堂上老師所講述的內容,自然而然也比較容易記憶,提升我的學習效率,當然,這個習慣在工作時也幫助我很大。

 

 

至於為什麼需要做筆記什麼時候該做筆記,過去阿祥也曾經發表過文章與大家分享自己的心得,不過對於做筆記這檔事,最近幾年接觸的幾個數位工具,真的是大大的改變了我做筆記的方法與使用筆記的方式。

其中影響我最大的工具之一,就是擁有S Pen、能直接用「數位化」方式取代傳統「紙本」筆記的三星「Galaxy Note」系列產品,它讓我真正能落實「數位化筆記」的生活方式,並發揮數位內容易於儲存、整理、重製與傳遞分享的特色;至於另一個改變我「使用筆記」方式的工具,就是雲端筆記應用「Evernote」,它徹底的改變了我對於「筆記」可以「被應用」的想像,應該這麼說吧,其實我一直認為「Evernote」並不是一個「筆記工具」,它其實更像是我們個人的「知識庫」,就如同「Evernote」應用達人-電腦玩物站長異塵行者所說:「Evernote是我們的第二個大腦」,而且更棒的是,這個大腦什麼都能裝得下,還能在你需要資訊時,用最簡單的方式讓你找到你所存入的任何事物、同時也能相互連結成新的內容。

過去阿祥也曾經在不同的場合,針對「Evernote」的實際應用方式,傳授過自己的心得。但實際接觸這些課堂上參與課程的學員們,阿祥也發現到,其實他們對於「Evernote」十分有興趣,但卻並不是很理解,到底「Evernote」能夠被運用在自己生活的哪些情境?甚至還不清楚該如何用「Evernote」來「做筆記」。

為了讓更多人知道「Evernote」對於生活、工作上的幫助,阿祥也花時間整理了一下,自己實際在生活中應用「Evernote」完成各種不同任務的心得,提供給大家來做參考,或許看完了我的例子之後,你也能觸類旁通,擬定出一套屬於你個人風格的「Evernote活用術」哦!

 

1.我的資訊儲存集中區

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圖:無論是網路資訊、腦中的好點子、大便時的突發奇想,都可以先丟進「Evernote」集中管理。

 

在資訊爆炸的年代,資訊的取得比過去要簡單百倍,但重點已經不在於「如何取得資訊」,而是你如何好好「保存」與「管理」這些資訊。過去在搜尋網路上的資料,大家總習慣使用瀏覽器「我的最愛」書籤整理網路上的資料,或是直接將網頁轉存到電腦中,雖然這些都是保存資訊的好方法,但問題在於資訊取得之後,後續如何「整理」與「使用」,你還是得再花一次功夫做整理,其實是事倍功半的事情。但透過「Evernote」就簡單不少,網頁上的資料可以直接使用「Evernote Web Clipper」直接截取並轉存到你你「Evernote」筆記中,在需要時透過關鍵字即可快速找到,也能輕鬆進行後續的整理。

除了透過電腦,在手機上看到有用的資料,想要直接儲存到「Evernote」中更是容易,直接透過「分享…經由」的功能,就能完整保存你在手機看到的網頁內容,而且保存在雲端同步,無論使用電腦、手機或平板,都能輕鬆查看你最新的資料收藏!突然發現到可能對你有幫助的文章,別懷疑,先存入「Evernote」中就對了,當你有一天需要的時候,就能在「Evernote」中找到。

無論是任何資訊,先丟到「Evernote」就對了,或許你一時半刻沒有時間來整理這些資訊、歸檔這些資訊,但「Evernote」就是能第一時間為你妥善保存這些資訊。你可以忘記任何事,但你只要記得把重要資訊「儲存到Evernote」,就夠了!

 

 

2.用「主題」分類整理你的蒐集

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圖:透過「Evernote」的簡單的分類機制,可以幫助你將資訊與各種想法分門別類來好好管理。

 

在「Evernote」中,我們可以透過「記事」「記事本」「標籤」的方式,來定義每一則筆記的不同屬性,這樣的管理方式其實並不複雜,很容易理解,讓我們可以輕易地將我們的生活中各類型的「需求」變更為不同的「主題」,並利用「Evernote」為你整理各種不同主題的資訊內容。無論是公司的專案、生活中必備的採購清單、旅行前的旅遊規劃、甚至是你的個人興趣,都可以直接在「Evernote」建立一本專屬的「記事本」來收藏。

就如同過去我們習慣為了一個喜愛的主題(追星、運動、興趣…等)將報紙、雜誌上的資料製作成一本剪貼簿是一樣的概念。

 

 

3.文件數位化後歸檔

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圖:丟掉你的名片簿吧!「Evernote」會是幫助你保存名片資訊、管理好人脈的利器。

 

雖然數位資訊是目前大家知識的主要來源,但不可否認的是,實體的紙本內容還是生活中最為常見用來承載資訊內容的工具,但其實只要透過手機的相機,搭配「Evernote」的應用程式,就能輕易的完成「文件數位化」的目的,而且還能直接存入「Evernote」中分類管理。

以阿祥實際的使用經驗,在文件數位化方面,最常使用的就是「名片管理」,因為「Evernote」的專業版具備文件的關鍵字搜尋功能,甚至連照片上的中英文字也能輕鬆辨識,因此就算只是單純將名片拍下存入「Evernote」中,我們也能透過關鍵字快速找到對應名片的資訊,至於新版本的「Evernote」更加上了名片資料自動辨識為聯絡人的功能,在管理名片上更有效率,甚至還能連結到Linkedin的資訊,讓「實體人脈」對應到「數位社群」上頭。

除此之外,阿祥也會利用「Evernote」的文件數位化功能,拍下隨手記下的Memo,或是透過紙本書寫、繪下的圖表保存到對應主題的記事本中;除此之外,「Evernote」也是阿祥讀書時記錄「書摘」的好用工具,直接拍下書頁並使用「Evernote」圖片註記的功能,就能輕鬆記錄下讀書的重點,方便日後取用。另外在購買各類產品時林林總總的說明書,也能透過「Evernote」好好保存下來。

 

 

4.數位文件彙整儲存

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圖:各種數位文件也能透過「Evernote」儲存、註記,更能方便搜尋瀏覽!像是PDF文件,直接附加在「Evernote」的記事中,在電腦版裡無需另開,即可直接翻頁瀏覽與註記哦!

 

Evernote」其實本身也具備有「雲端儲存」的功能,而且功能更為強大,透過「Evernote」附件的功能,我們可以將各類型的檔案放入到「Evernote」中保存,像是PDF檔、Office應用的Word、Excel或是Powerpoint等數位文件,而且在儲存數位文件的同時,還能進一步「註記」更多細節,讓我們在未開啟檔案之前,就能知道檔案中概略的內容。

除此之外,「Evernote」也支援附件內容的關鍵字搜尋,在搜尋記事時不只比對記事的標題、標籤,更能直接比對檔案內容是否符合關鍵字的結果,甚至我們還能直接透過「Evernote」針對PDF檔進行註記,在電腦版本,我們更能直接在「Evernote」的記事中直接瀏覽PDF內頁的資料,無需另外開啟檔案。

 

 

5.撰文、企劃的草稿

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圖:利用「Evernote」雲端同步的機制,隨時想到就寫,寫不完沒關係,保存在雲端的資料你可以隨時存取,沒有版本更迭的問題!

 

阿祥撰寫部落格超過10年,也經常撰寫各類型的書籍與評測文章,過去最常使用的就是一般的文檔來記錄,最麻煩的就是在不同電腦上作業時,會發生不小心搞錯檔案版本而損失內容的狀況。後來改用「Evernote」之後,就完全沒有這樣的困擾了,靈感一來直接開啟「Evernote」的記事撰寫,在撰寫文章時也不用擔心忘了存檔會損失進度,「Evernote」會自動進行存檔與同步,回到家使用另一台電腦時,直接開啟「Evernote」同步後,就能繼續完成文章內容,再也不需要小心翼翼檢查檔案版本了。

除此之外,阿祥也習慣用「畫圖」的方式來整理自己發想企劃的靈感,隨手記在一張廢紙的背面、或是書頁的角落,也都能透過拍照的方式直接收錄到「Evernote」妥善收藏。

 

6.專案資訊的統整

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圖:將不同的工作「專案」或「客戶」視為一個主題,把所有資訊放進去,讓你更能快速進行專案資料的整理與分享。

 

過去在工作時,專案在進行的過程中,阿祥比較習慣使用檔案夾來管理專案相關大大小小的資料,但其實專案相關的資訊類型相當多,想要做統整並不容易。但後來使用「Evernote」後,一切就變得簡單不少,專案直接開啟一個專用的記事本即可,相關的資訊無論是文字記錄、網頁資訊或是各類型的數位文件,或是實體文件的掃描翻拍,都能一口氣儲存在「Evernote」中,再進行後續的整理,還能直接透過共用記事的方式,讓其他專案成員存取記事內容,或是讓其他同樣使用「Evernote」的專案成員,透過「Work Chat」進行專案資訊的分享與即時討論。

 

7.我的生活管家

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圖:去IKEA看家俱也能利用「Evernote」直接拍照記錄家具的外觀與價格,方便我們後續的評估與採購。

 

Evernote」除了資訊的儲存,也是管理生活的好幫手,像是「待辦事項」的建立,就能幫助我們確認生活中的各種任務是否完成,甚至還能透過「提醒事項」的建立,提醒我們特定的工作需要在指定的期限之前完成,讓生活更井然有序。除此之外,「Evernote」也是管理實體物件的好用工具,像是將你的收藏品進行清點與歸檔,書本或CD借出給朋友也能一併記錄在「Evernote」,避免東西借出久了後根本就忘記流落何處。

 

 

小結:

其實阿祥蠻早就接觸過「Evernote」這個工具,但在一開始使用時,其實只是把它看成一個取待電腦上「記事本」或「Word」的小工具而已,但後來在深入了解它並實際使用它之後,才深深發現到它的好用之處。說真的,「Evernote」並不是一個「難上手」的工具,但重點在於,你有沒有好好思考過,到底該如何使用它、如何發展成為你在生活、工作流程的一部份。

也因為阿祥有這樣深刻的體認,因此目前我也著手規劃一系列有關於「Evernote」的應用課程,真正從使用者在接觸「Evernote」之前、開始使用與深度應用三個不同階段,規劃出不同類型的課程,我希望這些課程不只讓你認識「Evernote」、告訴你「Evernote」有哪些功能,更進一步直接讓你「動手做」,建立一個真正能讓你使用在生活中的「Evernote」應用方式,讓你可以在上完課後,就直接開始展開你的「Evernote」雲端筆記生活。

至於這個課程何時會開始招募?目前是預計在六月份,上課的地點會在阿祥公司的教學場地「橙講堂」,對於「Evernote」有興趣的朋友,別忘了隨時關注阿祥後續的文章,或是3C布政司的公告哦!

 

更多筆記活用心得:

思考與分享:為什麼你需要做筆記?
理解與認知:什麼時候應該做筆記? 
雲端筆記應用實錄:透過Evernote建立我的教學資料庫!

 

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歷史上的這一天,我還寫了…

About 阿祥

阿祥,本名秦庭祥(Axiang Chin),是一個專注於3C領域、尤其是行動通訊領域的部落客,自2004年10月開始經營部落格超過11年之久,長期關注3C產品資訊與應用-尤其聚焦於智慧型行動裝置、雲端服務應用、App評析與行銷、以及遊戲評測與產業趨勢…等議題。阿祥同時也是3C布政司共同創辦人,提供社群行銷、教學與體驗活動規劃…等服務,並曾擔任元智大學資訊傳播學系兼任講師、國立空中大學管理與資訊學系學科委員,並於三星學園長期擔任手機課程講師,也受邀前往多間大學、政府機關擔任講師,分享雲端與行動工具應用心得。 Google

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