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點點簽DottedSign 電子簽名服務:建立高效率、更環保的數位化文件簽署流程,真的超簡單!

 

(本文同步發表於 T 客邦

 

現代人的工作早已離不開數位化工具,而這些林林總總的解決方案,也確實取代了舊有的工作流程,以公司內少不了的「文件簽署」為例,透過數位化簽署的方式,相較於過去的紙本作業效率更是大幅提升,而且省去了印出文件這一步驟,也更為環保。也因為電子簽署有著上述的優點,因此目前市面上也有不少專業的電子簽署應用,能夠提供企業兼具效率與安全性的流程,不過相較於單純的 PDF 註記工具,這類專業應用在價格上也比較不親民,對於為數眾多的中小企業來說,可能會望之卻步。

 

 

 

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若你也正為公司尋找一個高效率、可靠且價格合理的電子簽名應用服務,那你肯定不能錯過由國內知名軟體服務商凱鈿行動科技所打造的數位化簽署流程服務-點點簽,而這項服務也正是為了簡化公司內複雜的文件簽署流程而生,也能配合工作流程的數位化,將過去企業所習慣以「紙本文件存底」的文件簽署模式,升級成為全數位化的簽署流程,降低過去紙本文件在傳遞過程中可能產生的遺失或遭擱置的問題。

 

 

點點簽 DottedSign下載連結

 


圖:在商務領域中,透過紙本簽定雙方留存的合約可說是工作日常,不過現在也有愈來愈多公司導入了文件簽署數位化的機制,來取代傳統的紙本作業。

 

選擇數位化簽署流程,需要兼顧哪些重點?

前面也提到,目前市面上的電子簽名應用選擇不少,但對於企業用戶來說,數位化簽署並不單純只是把「文件簽名」這個動作變成數位化就完事兒了,實際上一套高效率且可靠的數位化簽署應用,在選擇方面也是有不少必備條件的,下面筆者也來為大家介紹一下其中的四個重點:

 

操作簡單易於上手

數位化簽署的目的在於取代紙本簽署的流程,並提升文件傳遞的效率,而數位化簽署的應用工具也應該力求介面簡單易懂,在不需要花費太多時間的情況下即可掌握工具的使用,才能真正能透過數位化獲得效率的提升。

 

能掌握簽署的進度

相較於單純使用 PDF 編輯工具來進行文件簽署的數位化,真正為企業打造的數位化簽署工具其實重點會是在簽署流程的管理與狀態追蹤…等細節,像是簽署發起人能有確認文件傳遞到哪些人手中,在多人簽署的情況下,目前已經有多少人完成簽署…等進度掌握的功能,如此一來才能符合數位簽署提升效率的目的。

 

簽署人的身份認證

過去紙本文件的簽署,建立在「當面簽名」的認證機制,而一套完善的數位化簽署流程,則是需要一定的身份認證機制來確保文件簽署的效力,也因此我們在選擇數位化簽署服務時,也需要了解在簽署流程中如何確認簽署者身份的認證機制。

 




 

可跨平台運作

為滿足最多使用者能便利完成數位化簽署,一套可靠的服務也需要提供跨平台服務,除了行動裝置的手機、平板,最好連電腦平台也能直接透過瀏覽器來連結到文件進行檢視與簽署。

接下來在本篇文章,我們將為大家詳細介紹的 點點簽 數位化簽署服務,就能 100% 滿足上述的四個重點,而且相較於外的知名數位化簽署解決方案,在價格上也更為平易近人,除了提供基本功能的免費方案,更為進階的專業方案價格也十分平易近人,而且還提供 14 天免費試用服務呢!

 

 

點點簽DottedSign 功能特色搶先看

  • 可創建多人簽署任務,並設定簽名順序
  • 發文者可以直接在發送文件時,留訊息給收文者
  • 可設定自動提醒及任務到期提醒
  • 具備簽署文件的歷史稽核軌跡紀錄
  • 除了建立簽名,也可配合東方簽核習慣打造數位圖章
  • 可透過電子郵件或是簡訊接收一次性安全密碼,雙重認證簽署者身份
  • iPad 版本提供了當面簽署功能
  • 付費升級價格實惠,專業方案月費 9.99 美元(約台幣300元),年繳僅 59.99 美元(約台幣1800元)

 

 

 




 

 

 

 

點點簽 DottedSign 電子簽名服務深度評析

點點簽目前除了 iOS 與 Android 兩個版本之外,也提供了網頁版可透過電腦直接進行文件簽署的建立與管理,提供了極大的使用彈性,在接下來的段落,筆者也先以 Android 版本為範例,詳細為大家介紹點點簽的功能特色。

 

1.自己簽署:資料填寫與簽署功能說明


圖:點點簽服務在建立簽署文件、邀請簽署是需要註冊帳號後登入才能使用,因此在安裝了點點簽應用後,可自行註冊一組凱鈿服務的帳號,或是透過 Facebook 與 Google 帳號來登入,登入後即可進入功能首頁。

 




 


圖:點選下方的「+」鈕,會彈出「自己簽署」與「邀請他人簽署」兩個不同建立文件的方式,而簽署文件的來源也提供三種不同的方式,分別為透過手機相機「掃描」,直接選取手機中的「相片」以及透過「瀏覽」來查找手機內部儲存空間或雲端服務上的 PDF 文件。

 

 


圖:這裡筆者使用「相片」方式來導入簽署文件,這時我們可透過相簿找到我們要簽署的文件並匯入 點點簽中。

 

 


圖: 點點簽除了簽署功能,其實也提供了完整的資料填選機制,像是點選下方的「身份資料」鈕,即可建立自己的常用資料,包括姓名 / 暱稱與地址…等,資料建立完成後,點一下即可插入至文件中。

 




 


圖:另外也能建立電子郵件、電話、部門等資訊,同時也能選擇要壓印上文件的日期格式。

 

 


圖:若是準備好在文件上簽名,可點選下方的「簽名」,即可建立自己的簽名,一共可建立兩組不同的簽名。

 

 


圖:簽名框可讓我們快速在畫面上書寫自己的簽名,也可選擇不同的筆色與筆跡的粗細。

 

 

 


圖:建立好的簽名會保存於欄位中,點一下即可加入到文件中,並用手指拖移位置並進行縮放。

 




 


圖:除了簽名,在「印章」的分頁功能中也提供建立數位圖章的功能,我們可透過手機相機拍攝印章或是從相片中匯入的方式來建立。

 

 


圖:導入 點點簽 的印章圖檔可透過內建的圖像調整功能來進行微調,另外也可使用「移除背景」功能為印章去背,並進行圖像的銳化與去噪點…等處理。

 

 


圖:建立完成的印章也可隨時點選加入到文件中,並自由拖放位置與縮放。

 




 

2.邀請他人簽署


圖:若是要建立一組邀請他人簽署的文件,操作方式與自己簽署相同,這裡我們選擇以瀏覽的方式來導入手機內或是雲端儲存空間上的 PDF 文件。

 

 


圖:若導入的為 PDF 文件,點點簽 也會提示可進行文件優化,接下來則會進行文章的預覽,上方也會有整各文件簽署任務的流程。

 

 


圖:接下來我們可將要邀請簽署的人依序加入至名單中,新增簽收者時只需要輸入 E-Mail 與姓名即可。

 




 


圖:在簽署任務中我們也能選擇是否要按順序來簽署,邀請者設定完成後,即可進入到文件中,進一步設定要簽署或填選資料的欄位。

 

 


圖:以簽名為例,我們就可在文件中加入簽署者應該要簽名的位置,設定完成後,即可選擇「儲存並送出」。

 

 


圖:接下來我們可進一步設定是否要進行自動提醒、OTP 驗證以及設定簽署期限,同時我們也可以直接輸入邀請文件簽署的說明訊息,設定完成後即會寄出邀請,而文件也會被歸類至「待他人簽署」的分頁中。

 




 


圖:受邀簽署文件者,會透過 E-Mail 收到一封邀請信,可透過信中「View & Sign」的按鈕查看文件並進行簽署。

 

 


圖:受邀簽署者不需要註冊 點點簽 帳號,也不一定要安裝應用程式,即可透過瀏覽器看到待簽署的文件。

 

 


圖:在文件中也可直接點選設定好的欄位進行簽署動作。

 

 


圖:在網頁版本中,也有放大的簽名框方便簽署者簽名。

 




 


圖:簽署完成後,點選右上角的「完成」。

 

 


圖:接著確認簽署完成即可。

 

 


圖:這時畫面上也會有檔案簽署完成的提示,若簽署者使用受邀的電郵註冊凱鈿帳號,就能直接進入點點簽查看簽署文件的狀態。

 

 

3.查看稽核軌跡

數位化簽署在法律上也是有等同於紙本文件的效力,原因在於數位化簽署的過程中有可識別簽署者身份的資訊,以及整個簽署過程的「軌跡」,這些資訊我們也能直接在 點點簽 的服務中查詢得到!


圖:使用手機版 點點簽 的用戶,可在「已完成」的文件中,直接點選文件來開啟文件簽署的稽核軌跡。

 




 


圖:若是使用網頁版本,在開啟文件後右上角也有「稽核軌跡」的按鈕可以點選查看。

 

 


圖:這時系統會匯出一份 點點簽 的數位化簽署稽核軌跡文件,提供使用者參考。

 

 

iPad 版專屬「當面簽署」功能,也能面對面完成數位化簽署!

點點簽 在行動裝置的部份同時支援 iOS 與 Android 版本,兩者的功能基本上完全相同,主要差異在於操作介面的不同,不過比較特別的是,針對螢幕尺寸較大的 iPad 平板電腦,點點簽 額外提供了「當面簽署」的功能,而這個功能對於需要與客戶面對面簽署合約的壽險業、房仲業、車輛租賃…等企業來說,更能符合實際的使用情境。

使用情境有兩種:除了在建立文件時就選擇當面簽署模式,也可以把原本使用遠端簽署模式發出之文件更改成當面簽署。如果遇到客戶,就不必再重新建立一個文件了,現場就可以結單。

 


圖:透過前面的操作建立文建簽署邀請之後,我們在首頁的「待他人簽署」分頁中可看到已建立的文件,這時可點一下右側的功能鈕來查看文件狀態,若為 iPad 版本則於右上角可看到「當面簽署」的功能鈕。

 




 


圖:接下來會秀出待簽署文件的預覽,按一下右上角的「下一步」。

 

 


圖:接下來會進到「審閱並傳送」的頁面,雖然是當面簽署的功能,但 點點簽 卻也加入身份驗證的機制,在 OTP 驗證的部份預設會是以電子郵件來進行身份驗證。

 

 


圖:OTP 驗證也可改為透過手機簡訊的方式來驗證,可依現場狀況來選擇,使用上更有彈性。

 




 


圖:接下來會回到文件預覽,畫面下方也會有提示我們要按下右上角「本機簽署」按鈕來進行下一步。

 

 


圖:這時畫面上會出現身份驗證的六位數字碼。

 

 


圖:簽署人可透過電子郵件或手機簡訊收到驗證碼,輸入後即可完成身份驗證。

 




 


圖:身份驗證完成後,簽署人即可在 iPad 上完成簽署。

 

 


圖:簽署完成後,畫面也會有提示,簽署人後續也會透過郵件收到文件簽署完成的訊息提示。

 

 

小結:功能完善且價格合理!企業導入數位化簽署機制的最佳選擇!

從本篇文章對於點點簽詳細的功能解析,我們不難發現到這款數位化簽署服務不僅在文件簽署與資料填寫方面的功能十分完備,且功能介面設計也淺顯易懂,也不需要花費太多時間就能輕鬆上手,而這也有助於目前尚未導入數位化簽核機制的企業在內部完成工作流程的升級。

 


圖:點點簽 提供了極為人性化的軟體操作介面,並兼顧了文件簽核過程的安全性與追蹤管理,能幫助企業快速從傳統紙本簽核轉型為全數位化流程。

 

除此之外,點點簽 也在文件簽署流程的追蹤與管理著力甚深,尤其是需多人簽核的文件,除了能透過簡單的設定來完成簽署人的邀請,甚至還能指定簽署的流程,另外對於簽署人的身份認證除了單純透過 E-Mail 邀請之外,也能額外要求透過 OTP 一次性密碼進行雙重驗證(可選擇簡訊或是電子郵件收受),而且整個文件的簽核也提供了完整的稽核軌跡記錄,讓文件簽署不僅形式上轉變為數位化,更透過數位機制增加文件簽署的可信度。

 




 

當然,點點簽 另一個最重要的特色就是服務本身的價格十分合理,升級至專業方案一年的費用僅新台幣 1800 元左右,即可享有完整的功能服務,另外對於受邀簽署文件的簽署人,本身也不需要求註冊會員或是額外付費,對於中小規模的企業,甚至是個人工作室等級的小型商號,也都能輕鬆升級數位化簽署的工作流程!

 

 

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相關連結:

點點簽 | 最快速、安全、效率的電子簽名服務

歷史上的這一天,我還寫了…

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