[App] 功能簡單卻超流暢:輕鬆使用「Evernote Scannable」快速完成實體文件的數位化歸檔工作!

文章分類: 好用A批批, 學習.思考, 智慧新世代, 蘋果核戰

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圖:「Evernote Scannable」的產品LOGO是一個摺紙風格的蝴蝶。

 

隨著對行動裝置與雲端服務的應用方式愈來愈熟悉,阿祥也不斷在調整自己在工作上的流程與習慣,和過去最大的不同,應該就是在「筆記」上的「數位化」。認識我的應該都知道,其實早在四年前左右,我就已經很少使用「紙本」的筆記了,取而代之的是使用數位化的「GALAXY Note」系列,直接用數位化的方式做筆記,並以數位化的方式來整理、應用我的筆記。

 

除了全數位化的筆記取代過去的紙本筆記,阿祥也進一步把Dropbox雲端儲存Evernote雲端筆記,整合到自己的工作流程中,來優化資料後續應用的效率,這些努力的目標,除了希望能做到「無紙化」的環保理念,更重要的還是資料「數位化」之後,便於隨時取用這些日積月累下來的筆記資源,也更為方便來傳遞、攜帶這些數位化的資料。

雖然說數位化筆記工具的發展,已經愈來愈成熟,使用上也愈來愈方便了,但說真的,想要完全做到不使用紙本筆記,實在不是一件容易的事,畢竟「紙與筆」是人類使用數千年的工具,生活上隨手可得,也不需要擔心沒電,歷史上有不少偉大的創作,都是靈光一閃的點子被臨時記錄在餐巾紙或是便條紙的背後。其實阿祥在日常生活中,也是會將一些隨手記事寫在便條紙或是使用過的紙張背面,但為了後續歸檔與整理的方便,我還是會需要將這些實體的紙本資料,用最有效率的方式來數位化。過去,阿祥會選擇買一台掃描機來幫忙,不過隨著手機內建相機的功能愈來愈強大,相信也有不少人和阿祥一樣,選擇直接用手機拍攝這些紙本的資料,這也是最便捷的「數位化歸檔」方式了。

當然,如果希望數位化文件的效果更好一點,其實在手機上也有不少實用的App可以幫忙,像是阿祥之前曾經介紹過的「全能掃描王 CamScanner」,另外大家常用的雲端筆記Evernote,內建的相機拍攝功能,也有對文件自動優化的功能;至於阿祥目前現役手機GALAXY Note 4,內建的S Note也新增了「快拍筆記(Photo Note)」的功能,讓我們可以更快速地拍下實體筆記、並快速轉換為可編輯的數位物件。

雖說將「實體文件數位化」的工具不少,但對於使用者來說,使用上能更簡單、有效率,數位化之後的文件能更方便地進行快速歸檔,會是相當重要的考量之一(至少阿祥的需求是如此),以阿祥目前的使用習慣來說,我所有數位化的筆記、文件,最終都是會放在Evernote作為「歸檔」的動作,也因此在前一陣子Evernote所推出的這款「Evernote Scannable」文件掃描應用程式,吸引了我的目光,對於阿祥來說,它有幾個特色是我覺得最吸引我的:

.使用方式夠簡單:使用「Evernote Scannable」拍攝文件時,沒有多餘的操作設定,只需要將文件放在相機鏡頭下,就能讓程式自動辨識文件位置、自動拍攝、拍攝後自動校正文檔的角度與對比度,流暢又有效率。
.歸檔與分享:在使用「Evernote Scannable」拍攝文件後,使用者能快速決定文件最後的歸檔方式。
.與Evernote緊密結合:Evernote Scannable」與Evernote系出同門,整合度自然非常高,除了直接將數位化文件歸檔於Evernote中,程式同時也會記錄我們常用的歸檔筆記本,在下次使用時就能快速選擇,效率極高。
.能分享到外部程式:Evernote Scannable」除了能將數位化文件歸檔至Evernote,還能依照使用者的習慣,將文檔儲存的手機相簿中,或是利用多種方式來分享這些文件,或是直接保存到iCloud、Google雲端硬碟或是Dropbox中。

接下來阿祥就實際來介紹一下,這款「Evernote Scannable」實際使用的功能介紹與應用心得吧!

 

功能介紹

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圖:在App Store中,搜尋「Evernote Scannable」即可找到程式並進行下載安裝。

 

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圖:在初次執行「Evernote Scannable」時,會有一小段簡短的特色功能介紹。

 

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圖:在第一次使用「Evernote Scannable」時,程式會需要存取相機的權限,請選擇「好」,接著就可以點選「開始掃描」來進行文件的拍攝。值得一提的是,「Evernote Scannable」本身也支援Evernote版本的ScanSnap饋紙式掃描機,使用者也可以透過Wi-Fi連結,用手機透過「Evernote Scannable」來操控掃描機,進行文件數位化的動作。

 

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圖:上圖就是「Evernote Scannable」的拍攝界面,實在是非常清爽,預設的文件自動偵測拍攝模式,使用者無需按下其他額外的按鈕,就能讓程式自動偵測鏡頭範圍中的文件,並自動進行拍攝。當文件被偵測到時,文件上方會有一塊淡藍色區塊的記號,這時候只要穩定手機,讓畫面上的白色圓圈完整畫成圓,就能完成拍攝的動作。

 

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圖:若是要拍攝的文件是「局部」,或是程式無法自偵測,我們也可以點一下畫面上的「手動」切換為上圖的手動拍攝模式,讓我們手動取景,按下快門鈕來拍攝。

 

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圖:在「Evernote Scannable」完成拍攝後,程式會自動進行文件的角度調整,原本可能歪斜的角度會「自動轉正」,也會進一步自動調整文件為高對比度,並進行文字的銳化,這個動作完成不用手動操作就「一氣呵成」。已拍攝完成的照片會暫存於畫面下方,我們隨時都能點選查看,也能繼續使用相機鏡頭拍攝其他的文件。

 

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圖:在下方暫存區的文件,我們也可以隨時利用「由下往上滑」的動作,來快速進行刪除,就算不小心誤刪,也可以利用畫面上提示的對話框,點選「還原」來快速復原刪除。

 

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圖:另外,已拍攝完成的文件,也可以利用點選進入歸檔與編輯功能,像是點選「Scannable文件」,可以重新編輯文件的命名,點一下圖片,也可以進行單張圖片的裁切、旋轉或刪除。

 

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圖:在完成拍攝後,點一下下方暫存圖片,並點選歸檔按鈕,即可確認要儲存的圖片,以及選擇要歸檔的方式,像是利用郵件、訊息傳送,或是直接存到Evernote中,另外也可以選擇存入手機的「相機膠卷」,或是「匯出」到雲端空間中。

 

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圖:在選擇匯入Evernote之後,第一次請登入你的Evernote帳號,認証後即可選擇要存檔的筆記本,按下「儲存」即可完成文檔儲存歸檔的動作了。

 

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圖:除了上述的歸檔方式,我們也可以點選「還有更多」,來選擇將文件透過Facebook發佈,或是其他的應用傳遞方式。

 

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圖:在進行文件歸檔時,「Evernote Scannable」最下方的「共用」分頁,也可以切換至「最近」,來查看最近我們曾經選用過的歸檔方式,像是轉存選擇的Evernote筆記本,也會出現在這裡。另外我們也可以選擇切換到「會議」,將文檔直接分享給行事曆上會議活動的其他使用者。

 

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圖:在「Evernote Scannable」的「設定」選單中,有「知識庫」的功能,可以查看完整的操作說明,不熟悉「Evernote Scannable」的朋友,也可以隨時到這裡替一下!

 

除了文件筆記,還能用在哪?

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圖:除了一般的單張文件、便條紙,「Evernote Scannable」也可以用來拍攝存檔頁數不多的DM、說明書,除了一次拍攝雙頁,實際使用時也可以一次拍攝單頁,程式也是可以順利抓到的。

 

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圖:「Evernote Scannable」另一個用處就是可以作為「書摘」的記錄,將看過的書藉中重點的內容拍攝下來存檔使用,也是非常簡單易用。另外我們也可以將討論時畫在黑白、白板上的內容也透過「Evernote Scannable」拍攝存檔下來,圖右的照片,是阿祥使用數位化LCD螢幕Boogie Board所記錄下來的筆記,也可以順利數位化歸檔。

 

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圖:除此之外,「Evernote Scannable」也是整理名片的利器,除了快速拍攝之外,轉存Evernote後也能自動辨識內文,並進行資料歸檔的動作,還能轉存到聯絡人清單中,或是透過連結Linkedin,來獲得更多的聯絡人資訊。

 

小結:

Evernote Scannable」在功能的「豐富度」來說,或許不是目前現有的手機掃描App中最強大的,但在實際的使用體驗上,「Evernote Scannable」卻是阿祥目前使用過「最簡單上手」和「效率最高」的掃描App。過去我們在使用其他掃描App時,可能需要花費不少功夫在「拍攝後的設定調整」上,這對於使用者來說,是不夠友善的地方,但在「Evernote Scannable」中,一切就變得簡單不少,使用者唯一要做的就是「拍攝」,其他的工作就全部交給程式來處理即可,而且處理的效率極高。阿祥實際試過,拍攝20張左右的文檔,花費時間也不到5分鐘,而且拍完後立即就能轉存到Evernote,在需要時就能隨時找出來,後續的應用也更為方便。

只不過比較可惜的是,目前「Evernote Scannable」只提供了iOS的版本,對於廣大的Android用戶來說「看得到,吃不到」,現在也只能期待「Evernote Scannable」趕快推出Android版了。但無論如何,「Evernote Scannable」可以說是阿祥用過的手機掃描App中,效率最高、也最值得推薦的一個,若是你也有文件數位化的需求,趕快來試試「Evernote Scannable」準沒錯!

 

Evernote Scannable

* App類型:相機 / 工具 / 雲端
* App平台: iOS
* App價格:免費
* 下載連結:

iOS
https://itunes.apple.com/us/app/evernote-scannable/id883338188

 

相關聯結:

Scannable | Evernote

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About 阿祥

阿祥,本名秦庭祥(Axiang Chin),是一個專注於3C領域、尤其是行動通訊領域的部落客,自2004年10月開始經營部落格超過11年之久,長期關注3C產品資訊與應用-尤其聚焦於智慧型行動裝置、雲端服務應用、App評析與行銷、以及遊戲評測與產業趨勢…等議題。阿祥同時也是3C布政司共同創辦人,提供社群行銷、教學與體驗活動規劃…等服務,並曾擔任元智大學資訊傳播學系兼任講師、國立空中大學管理與資訊學系學科委員,並於三星學園長期擔任手機課程講師,也受邀前往多間大學、政府機關擔任講師,分享雲端與行動工具應用心得。 Google

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