好用A批批學習．思考智慧新世代蘋果核戰超級G器人大戰 2015 年 01 月 02 日

柯文哲市長說：「Line真的太好用了！」，但是…你真的有把Line正確應用在工作上嗎？

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圖：台北市長柯文哲是個非常善於使用新科技的人，他在接受三立新聞記者專訪時表示，他覺得「LINE群組實在太好用了！」，他也已經將LINE的群組導入市府各級主管的工作流程之中了（圖片來源：三立新聞）。

「LINE群組實在太好用了！」昨天在電視新聞上，看到新任台北市市長柯P，柯文哲對著攝影鏡頭這麼說，其實覺得心頭一驚！但這一驚並不是覺得他說的不對，而是「太對了」。但其實我「驚」的是，柯P真的知道LINE應該怎麼正確應用在工作上嗎？

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圖：阿祥自己的LINE中也有數十個主題、功能各不相同的群組，絕大多數是用在工作相關的討論上。

阿祥個人也覺得，LINE真的是一個非常適合用在工作上的一款應用程式，其實應該這麼說－過去在還沒有LINE的時代，我們早就開始使用ICQ、MSN、QQ或Skype這些即時通訊軟體，在工作上的聯絡通訊，而即時通訊軟體本來就是介於電話與電子郵件之間的一項通訊利器，至於LINE，更優於過去在電腦上即時通訊工具的地方在於：行動化、跨平台、功能不斷革新，也難怪柯P會這麼喜歡LINE，噢不，應該是全台灣絕大多數的使用者，都喜歡用LINE了！

除了極度重視資安、作風較保守的公司之外，在台灣應該有不少公司，都已經開始將LINE應用在工作上，尤其是LINE的群組，更是打破空間限制，有效率討論工作內容的利器，但也因為這樣的「即時性」，造成正反兩極的評價，還記得先前新聞中就有報導到，有公司老闆在下班時間還不斷使用LINE指派工作，讓「責任制」的工作變成「做到死」，前面提到阿祥聽到柯P讚嘆LINE群組功能太好用而讓我心頭一驚的原因，也是如此：如果你有一個工作狂老闆，那LINE群組真的有可能成為你的「催命符」。

先撇開LINE用在工作上，是否會造成員工「過勞」的問題，正格來說，若能妥善利用LINE，它真的會是輔助工作的一的利器，下面就為大家整理一下LINE應用在工作上，你應該要知道的幾件事－包括「LINE應用在工作上的優點」、「LINE用在工作上有哪些重要須知」，以及「使用LINE工作，你一定要會的幾個技巧！」

文章目錄

LINE用在工作上的優點有哪些？

即時性高，快速回覆

這是所有即時通訊工具的共同特性，但LINE同時可應用在行動與電腦平台，整合度更高，也更不容易遺漏訊息，若是有即時性通知的訊息，LINE可說是個相當可靠的傳遞工具。

利用群組快速建立虛擬團隊，不限時空快速討論

LINE的群組建立非常方便、通常在工作上我們會依照專案或部門的分別，來建立各個不同的討論群組，每個群組都是一個虛擬團隊，工作相關的訊息，都能夠快速同步給相關專案或部份的所有成員，在工作上若有什麼問題，員工也能很快地和回報主管，而且同一群組的伙伴們也都能即時掌握，我們不需要把一堆人集結在同一時間、同一空間，也能達到資訊同步的目的。

對話有記錄，可作為會議記錄與任務配發確認

過去工作上的確認，我們通常都會透過電子郵件的發送留下確認，不過我們無法否認的是，每天面對這麼多電子郵件，要一一回覆真的得花費不少時間，尤其是即時性的工作分派，要在短時間內快速回應，也得花費不少時間。但若是透過LINE，其實流程就會簡化不少，再加上LINE對話也都有時間、讀取與否的記錄，在群組討論後，對話記錄即可成為簡要的會議記錄，工作的配發確認，也能以LINE的對話記錄來取代。

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圖：LINE的對話中有詳細的發送時間，以及其他人回覆的時間確認，可以用來作為討論與工作確認的依據。

可建立團隊的Knowledge Hub

在雲端服務的穩定性與普及率日益提升之後，透過雲端服務來建立工作團隊的共用資源－包括資訊的共同編撰、檔案的分享…等，已經成為團隊工作不可或缺的一部份，但其實透過LINE群組的「筆記本」功能，就能讓我們快速建立所有成員都能共享的「Knowledge Hub」，像是工作上必要的網路資料、文件檔案與圖片…等，都能透過這個功能來即時同步給所有群組的成員。

資料暫存的雲端空間

LINE在早期可以傳輸檔案的容量並不大，因此在實用性方面並不高，但在後來的更新之後，已經可以傳輸單檔1GB的檔案，在需要傳遞大檔案時，也可以直接將檔案丟到LINE的對話中，即可在限定時間內，將檔案暫存於LINE的雲端空間，需要時隨時下載使用，如此一來就不需要額外花時間找其他的免費空間服務，省時省力。

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圖：LINE可以允許我們將1GB內的檔案暫存在LINE的伺服器中保存一週，隨時都可以透過不同平台的LINE來存取下載檔案，可以作作免費雲空間的替代方案。

LINE使用在工作上的重要須知

適合用來通知、說明

在看到柯P希望導入LINE到台北市政府的工作流程，希望在實體會議前就先用LINE討論出結論，讓會議的功能只是用來「蓋章與鼓掌」，其實這樣的說法阿祥是有所質疑的。因為實際在使用LINE在處理工作上的溝通討論時可以發現，其實LINE並不適合一群人長篇大論的討論，其實最主要的原因就是，不是每個人的打字速度都夠快（更不用說使用手機打字很累了），再加上文字上的溝通絕對比不過「用說的」，在虛擬聊天室中的溝通精準度也絕對不如「面對面」，因此用LINE來開線上會議的效率其實並不好，更不用說文字資訊上很容易造成解讀上的誤差了，看看網路上流傳的LINE聊天對話的笑話，相信大家都能明白這樣的問題。

小心錯頻

LINE群組可以經由不用專案、部門或是服務客戶的不同來快速建立，當然，我們也可以透過LINE群組建立與客戶之間的討論群組，但在實際使用LINE時，我們通常時同時和好幾個聯絡人或是群組同步在溝通的，因此經常會發生「錯頻」的狀況，其實這個問題在過去我們使用MSN、Skype時就很常發生了－不小心把罵主管的話丟到工作群組裡，或是把正在討論的報價資訊丟到客戶的聊天室裡頭…真的很糗，而且也會非常嚴重影響到我們的工作效益。相較之下，電子郵件就比較不容易發生這樣的狀況，因為我們在把信寄出時，都會再三檢查是否有錯字，收件人是否正確，但通常使用即時通訊軟體時，並不會檢查得這麼仔細，也因此一旦犯錯，後果可就難以逆轉了。

有限度的取代Mail Confirm

前面也提到了，LINE的對話有發布時間、讀取與否的記錄，可以用作工作確認的Mail Confirm，不過在這裡還是要提醒大家，畢竟LINE的服務還是建構在他們的雲端伺服器上，因此服務是有可能掛點的，資料也有可能會遺失，因此LINE只適合「有限度的取代電子郵件的確認」，建議是用在即時性的快速確認，比較正式的工作確認，建議還是使用電子郵件，LINE拿來作為簡化流程的合宜方案比較適當。

不適合急件、緊急派布任務

即時通訊工作都有「對方是否讀取」的檢核資訊，但也因為如此，讓「已讀不回」成為發訊、收訊者的一大壓力，不過阿祥一直認為「已讀不回」只不過是個假議題，若是真正有急事想要找到對方，直接用「打電話」來確認相信會是最好的方法，你也不用去猜測為何對方「已讀不回」了！（其實進化版是「不讀不回」啦！）也因此會建議大家，LINE拿來作即時溝通很適合，但並不適合用作「急件通知」或是「緊急派布任務」。